Informačné memorandum pre Zamestnancov      

MPS, s.r.o., so sídlom Plynárenská 1, 821 09 Bratislava, IČO: 35 750 715, spoločnosť zapísaná v obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sro, Vložka, číslo: 17707/B (ďalej aj ako „Spoločnosť“ alebo „prevádzkovateľ“) Vám ako zamestnancovi, prípadne analogicky ako záujemcovi o zamestnanie, oznamuje, že ako prevádzkovateľ týmto v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej aj ako „Nariadenie“) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej aj ako „Zákon“), v rámci zmluvného vzťahu so zamestnancami prípadne analogicky v rámci predzmluvného vzťahu so záujemcami o zamestnanie

spracováva alebo môže v budúcnosti spracovávať rôzne Vaše osobné údaje.

Táto informačná povinnosť sa okrem zamestnancov primerane vzťahuje aj na záujemcov o zamestnanie a bývalých zamestnancov ako aj na osoby, na ktoré si zamestnanec uplatní nezdaniteľnú časť základu dane. 

1.         Na aké účely sa spracúvajú Vaše osobné údaje? 

1. Plnenie povinnosti vyplývajúcej zo zákona: 

Spoločnosť je na základe zákonov číslo: 

• 311/2001 z. Zákonník práce
• 461/2003 z. o sociálnom poistení
• 580/2004 z. o zdravotnom poistení
• 595/2003 z. o dani z príjmu
• 431/2002 z. o účtovníctve
• 18/2018 Z .z. o ochrane osobných údajov
• 297/2008 z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a prípadne ďalších, 

povinná spracovávať Vaše osobné údaje a to identifikačné údaje (najmä meno, priezvisko, rodné číslo, adresa trvalého pobytu), údaje týkajúce sociálneho poistenia, zdravotného poistenia a daňovej povinnosti a podrobnosti o pracovnom pomere (druh práce, miesto výkonu, rozsah dovolenky atď.).

Spoločnosť je zo zákona 595/2003 Z. z. o dani z príjmu oprávnená spracúvať aj osobné údaje osoby, na ktorú si zamestnanec uplatní nezdaniteľnú časť základu dane a to v rozsahu meno, priezvisko a rodné číslo. 

Tieto osobné údaje sa archivujú po dobu trvania zmluvného vzťahu s Vami a následne po dobu trvania premlčania nárokov z tohto vzťahu vyplývajúcich, ak právne predpisy neustanovuje dlhšiu archivačnú lehotu, najmenej však po dobu 10 rokov od ukončenia zmluvného vzťahu.  

1. Plnenie zmluvy alebo vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy na Vašu žiadosť  

Z titulu vykonania opatrení pred uzatvorením zmluvy, uzavretia pracovnej zmluvy alebo inej dohody medzi Vami a Spoločnosťou spracúva Spoločnosť Vaše osobné údaje na účely realizácie zmluvného vzťahu. V tejto súvislosti sú spracúvané Vaše identifikačné a kontaktné údaje (vrátane telefónneho čísla, emailovej adresy,  bankového  spojenia,  čísla  dokladu  totožnosti,  atď.),  údaje  týkajúce  sa  vzdelania a predchádzajúceho zamestnania (životopis, doklad o poslednom dosiahnutom vzdelaní atď.). 

Tieto osobné údaje sa archivujú po dobu trvania zmluvného vzťahu s Vami a následne po dobu trvania premlčania nárokov z tohto vzťahu vyplývajúcich, ak právne predpisy neustanovuje dlhšiu archivačnú lehotu, najmenej však po dobu 5 rokov od ukončenia zmluvného vzťahu.  

1. Oprávnené záujmy prevádzkovateľa 

Z titulu oprávnených záujmov Spoločnosť spracúva Vaše osobné údaje na účely: 

• Náboru nových zamestnancov, z tohto titulu spracúva Spoločnosť osobné údaje v rozsahu údajov uvedených v zaslaných životopisoch a motivačných listoch (identifikačné a kontaktné údaje, údaje o vzdelaní a predchádzajúcich pracovných skúsenostiach). Tieto údaje v prípade neúspešných kandidátov Spoločnosť spracúva najdlhšie po dobu jedného roka od ukončenia výberového konania pre prípad, že by sa otvorila iná vhodná pozícia pre neúspešného kandidáta. 

• Evidencie prideleného majetku, Spoločnosť spracúva údaje aj za účelom evidencie pridelených technických prostriedkoch (mobilných telefónov, notebookov, služobných automobilov atď.). 

• Zaistenia vnútornej a vonkajšej elektronickej komunikácie, Spoločnosť zamestnancom zriadilo schránku elektronickej pošty. Táto schránka slúži primárne pre pracovné účely. V prípade, že zamestnanec takúto schránku využije na súkromné účely, je si vedomý skutočnosti, že na všetky takéto e-maily bude nahliadané akoby boli pracovné. 

• Organizačné zabezpečenie školení a iných akcií organizovaných Spoločnosťou. 

• Predchádzania budúcim právnym sporom a ochrany a domáhania sa práv Spoločnosti. 

• Zaisteniu bezpečnosti, na účely zaistenia bezpečnosti informačných systémov Spoločnosti sú spracúvané aj tzv. logy, ktoré predstavujú denník transakcií a operácií vykonaných zamestnancom z pracovných technických zariadení, vrátane údajov o pohyboch zamestnanca na internete. 

• Identifikácie zamestnancov a prezentácie Spoločnosti. Na tento účel môže byť spracúvaná aj fotografia zamestnanca. 

V tejto súvislosti sú spracúvané identifikačné, kontaktné údaje, údaje o pridelených technických prostriedkoch, fotografia, elektronická komunikácia a logy. 

Titulom oprávneného záujmu sa Vaše osobné údaje spracúvajú po dobu premlčania nárokov vyplývajúcich z právneho vzťahu voči Spoločnosti, voči Vám alebo voči finančnej inštitúcií. 

2.         Aké máte práva pri spracovaní Vašich osobných údajov?

Pokiaľ ide o Vaše osobné údaje, máte nasledujúce práva:

1. Právo na prístup – môžete Prevádzkovateľa požiadať o prístup k osobným údajom, ktoré o Vás spracovávame. Prevádzkovateľ poskytne aj kópiu spracovávaných osobných údajov.

1. Právo na opravu – môžete Prevádzkovateľa požiadať o opravu nepresných alebo nekompletných osobných údajov, ktoré o Vás spracovávame. 

1. Právo na výmaz – môžete Prevádzkovateľa požiadať, aby vymazal Vaše osobné údaje, ak dôjde k niektorej z nasledujúcich situácií: 

• osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré boli zhromaždené alebo inak spracované;
• odvolali ste súhlas, na ktorého základe boli Vaše osobné údaje spracované, a neexistuje žiaden ďalší právny dôvod na ich spracovanie;
• vzniesli ste námietku proti tomu byť predmetom rozhodovania založeného na automatizovanom spracovaní Vašich osobných údajov a neexistujú žiadne prevažujúce oprávnené dôvody na takéto ich spracovanie alebo ste vzniesli námietky proti spracovaniu Vašich osobných údajov na účely priameho marketingu;
• Vaše osobné údaje boli spracované protiprávne;
• Vaše osobné údaje musia byť vymazané k splneniu právnej povinnosti stanovenej v práve Únie alebo v práve SR;
• Vaše osobné údaje boli zhromaždené v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti.

1. Právo na obmedzenie spracovania – môžete Prevádzkovateľa požiadať, aby obmedzil spracovanie Vašich osobných údajov, ak dôjde k niektorej z nasledujúcich situácií:  

• Popreli ste presnosť osobných údajov, a to na dobu potrebnú k tomu, aby Prevádzkovateľ mohol presnosť osobných údajov overiť;
• spracovanie Vašich osobných údajov je protiprávne, ale odmietate výmaz týchto údajov a namiesto toho žiadate o obmedzenie ich použitia;
• Prevádzkovateľ už osobné údaje nepotrebuje na účely spracovania, ale Vy ich požadujete na určenie, výkon alebo obhajobu právnych nárokov;
• Vzniesli ste námietku proti spracovaniu Vašich osobných údajov podľa čl. 21 ods. 1 Nariadenia, dokiaľ nebude overené, či oprávnené dôvody Prevádzkovateľa prevažujú nad Vašimi oprávnenými dôvodmi.

1. Právo na prenositeľnosť údajov – v prípadoch predpokladaných Nariadením GDPR máte právo získať osobné údaje, ktoré sa Vás týkajú, a ktoré ste poskytli Prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte s tým, že týmto právom nesmú byť nepriaznivo dotknuté práva a slobody iných osôb
2. Právo na odvolanie súhlasu – ak je spracovanie Vašich osobných údajov založené na súhlase, máte právo Váš súhlas so spracovaním osobných údajov na účel, na ktorý ste dali súhlas, kedykoľvek odvolať
3. Právo vzniesť námietku – môžete kedykoľvek vzniesť námietku proti spracovaniu Vašich osobných údajov u Prevádzkovateľa na účely priameho marketingu vykonávaného na základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa
4. Právo podať sťažnosť – máte právo podať sťažnosť u dozorujúceho orgánu, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, uoou.sk   

3.         Z akých zdrojov tieto informácie pochádzajú?

Vaše osobné údaje spracovávané Spoločnosťou na účely popísané vyššie ste nám poskytli Vy, napr. v súvislosti s uzatvorením zmluvy alebo ste nám ich oznámili v priebehu trvania zmluvného vzťahu. Osobné údaje môžeme spracovávať aj zo zdrojov, ktorými sú orgány verejnej moci (napr. prípadné Voči Vám vedené exekúcie) v súlade s platnými právnymi predpismi.

4.         Kto je príjemcom osobných údajov

Vaše osobné údaje poskytujeme v odôvodnených prípadoch a iba v nevyhnutnom rozsahu týmto kategóriám príjemcov:

• Orgánom verejnej moci, ak tak ustanovuje zákon
• Dodávateľom Spoločnosti, ak je to nevyhnutné pre poskytnutie služby (napr. externé účtovníctvo, IT služby, advokátske kancelárie atď.)
• Iným spoločnostiam patriacim do skupiny Spoločnosť
• Iným subjektom v prípadoch, kedy nám poskytnutie Vašich údajov ukladajú právne predpisy, alebo ak je to nutné na ochranu oprávnených záujmov Spoločnosti, Spolupracujúcich obchodníkov alebo tretích osôb (napr. NBS, súdom, Polícií SR a pod.). 

5.         Kontaktné údaje prevádzkovateľa

Spoločnosť môžete v súvislosti s ochranou osobných údajov kontaktovať, elektronicky na emailovej adrese mps@mps.sk alebo poštou na adrese: MPS, s.r.o., so sídlom Plynárenská 1, 821 09 Bratislava. Na uvedené kontakty sa môžete obrátiť aj v prípade akýchkoľvek nejasností alebo v prípade nespokojnosti s akýmkoľvek aspektom spracúvania Vašich osobných údajov.

6.         Poverenie zamestnanca podľa čl. 29 Nariadenia

Spoločnosť ako prevádzkovateľ osobných údajov v zmysle Nariadenia spracúva osobné údaje zákazníkov, potenciálnych zákazníkov, zamestnancov, dodávateľov, spolupracovníkov a prípadne ďalších tretích osôb, a to v internom informačnom systéme finData, prípadne iných systémoch.  

Spoločnosť týmto poveruje svojho zamestnanca, aby po dobu platnosti a účinnosti pracovnej zmluvy s Spoločnosťou, vykonával v rozsahu presne stanovenom internými predpismi Spoločnosti a nastavených prístupových oprávnení, činnosť poverenej osoby podľa čl. 29 Nariadenia.  

Zamestnanec s týmto poverením okamihom potvrdenia Informačného memoranda pre zamestnancov vyjadruje výslovný súhlas a zaväzuje sa, že bude v tejto veci postupovať v súlade s Nariadením, Zákonom a ďalšími právnymi predpismi, bude dodržiavať všetky technické, organizačné a personálne opatrenia Spoločnosti ako prevádzkovateľa osobných údajov a bude konať výlučne na základe pokynov Spoločnosti.  

Poverený zamestnanec je povinný okrem vyššie uvedeného dodržiavať všetky interné predpisy Spoločnosti pre zamestnancov, najmä Smernicu o ochrane osobných údajov, toto Informačné memorandum a desatorá pre prácu s osobnými údajmi (Digitálne zabezpečenie a Organizačné zabezpečenie). Zamestnanec je tiež viazaný mlčanlivosťou vo vzťahu k osobným údajom, ktoré spracúva na základe poverenia od Spoločnosti a zaväzuje sa, že nebude neoprávnene s osobnými údajmi nakladať a žiadne osobné údaje nezneužije v prospech seba alebo tretej osoby a nebude konať v rozpore so záujmami Spoločnosti. Táto povinnosť trvá aj po ukončení pracovného pomeru. V opačnom prípade je zamestnanec zodpovedný za vzniknuté porušenie nielen voči dotknutému subjektu údajov, ale aj voči Spoločnosti a dotknutej tretej strane. Zamestnanec vykonáva udelené poverenie podľa čl. 29 Nariadenia výhradne v rozsahu svojej pracovnej činnosti a v rámci pridelených prístupov zo strany prevádzkovateľa.